보안 문서파쇄 업체 선택을 위해서 무엇을 확인하고 어떤 부분을 주의해야 할까요? 어떤 분들은 처음 문서파쇄 업체를 이용하기 때문에 이와 같은 문제의 답을 쉽게 찾기 어려울 수 있습니다. 그래서 오늘은 업체 선택에 있어 3가지 기준과 5가지 주의 사항을 함께 알아보도록 할게요.
보안 문서파쇄 업체 주요 서비스 이해하기
우선 보안 문서파쇄 업체 서비스를 검토해 볼까요?
문서파쇄 업체란 기밀문서, 보안 서류 등을 파쇄 방식으로 폐기하는 곳을 의미합니다. 과거에는 관공서나 공공 기관에서 주로 이용했지만 최근에는 일반 사업장에서 배출되는 개인정보나 비즈니스 관련 기록들을 처리하는 곳으로 그 기능이 확장 되고 있습니다.
실제로 최근 고객사 90% 이상이 일반 사업장(카페, 사무실, 공장, 식당 등)이며 복지 센터나 법무, 회계 사무실 위주라는 점도 과거와는 많이 달라진 상황을 말해주고 있습니다.
문서파쇄 업체들은 주로 보안 서류를 파쇄하지만 최근 전자 기록물 폐기양이 많아지고 있어 관련 기록물도 처리하고 있습니다. 하드디스크나 USB, SSD는 물론 고용량 데이터 서버도 파쇄 하고 있기 때문에 모든 기록물을 폐기하는 곳으로 이해해야 합니다.
또한 파쇄 업체들은 파쇄 증명서를 발급하고 보안 시스템을 갖추고 있어 기록물 유출 위험성이 거의 없는 상태로 여러분이 보관하고 있던 서류들을 처리할 수 있습니다.
파쇄 업체는 입고 파쇄와 현장 파쇄를 통해 고객이 원하는 기록물 폐기 서비스를 제공하고 있는데요, 현장 파쇄는 이동식 파쇄 차량을 통해 여러분이 있는 현장에서 서류를 파쇄 하는 방식입니다.
평균 5톤 이상의 파쇄 차량으로 시간당 1톤 이상의 기록물을 폐기할 수 있고 폐기된 종이들은 한번에 수거합니다.
입고 파쇄는 이와 달리 보관 중이던 서류를 수거해서 파쇄기가 있는 현장으로 이동한 후 파쇄를 진행하기 때문에 보안 관리에서 현장 파쇄와 비교해 걱정이 될 수 있는 방식입니다.
하지만 전문 업체들은 입고 파쇄 과정에서도 나름의 보안 시스템을 갖추고 운영하기 때문에 업체만 잘 선택한다면 기록물 유출 위험성은 없다고 볼 수 있습니다.
문서파쇄 서비스는 각각의 파쇄 방식에 따라 장 단점이 있고 상황에 따라 적용해야 하는데 이와 같은 문서파쇄 서비스를 이해하기 위해선 업체와 상담 과정에서 여러분이 원하는 서비스와 실제 현장 상황을 명확하게 전달해야 합니다.
문서파쇄 업체 3가지 선택 기준 이해하기
위에서 보안 문서파쇄 업체 서비스를 이해했으니 이제 여러분에게 맞는 업체를 선택하는 방법에 관해 이야기 해 보겠습니다.
우선 파쇄 해야 할 기록물의 양에 따라 업체 선택이 달라야 합니다. 각 업체마다 비용 책정 기준이 다르고 하나의 파쇄 방식만 서비스하는 곳도 있기 때문에 여러 업체를 비교 선택하는 게 좋습니다.
서류의 양에 따른 문서파쇄 업체 선택
우선 1톤 기준으로 소량으로 분류되고 있는 관련 업계는 차량의 크기에 따라 비용이 달라집니다. 그래서 소량의 기록물 처리에는 방문 수거 서비스를 제공하는 업체를 선택해야 합니다.
이를 통해 시간을 단축할 수 있고, 비용을 크게 절감할 수 있는 효과가 있습니다. 따라서 서류의 양이 적고, 보안 등급이 높지 않는 기록물 처리에는 입고 파쇄 서비스가 가능한 업체를 선택하세요.
반대로 2톤 이상의 보안 문서파쇄 서비스를 이용하려면 현장 파쇄를 선택하는 게 좋습니다. 일반적으로 문서파쇄 업체라면 이동식 파쇄 차량을 소유한 곳을 의미하기에 현장 파쇄 업체 선택에 있어서는 비용이 최우선 선택 기준이 되겠죠?
의뢰인의 위치에서 가까운 업체 선택하기
당연한 이야기 일 수 있지만 사실 인터넷을 통해 업체를 선택해야 하는 의뢰인이라면 다양한 업체들 중 가까운 곳을 고르는 것도 쉽지 않습니다.
우선 네이버 플레이스를 활용해 “지역+문서파쇄”를 입력한 후 확인되는 업체들 3곳 이상 선택하세요. 이후 각 업체에 상담 전화를 통해 필요한 서비스를 의뢰하면 됩니다.
이때 비용만 확인하기 보다 보안 시스템을 확인하는 것도 중요하다는 것을 잊어서는 안됩니다.
보안 문서파쇄 업체 선택, 홈페이지 검토하기
문서파쇄 업체 홈페이지에는 과거 서비스 사례가 정리되어 있습니다. 그곳에서 자신의 상황에 맞는 사례를 찾아보고 만족할만 한 서비스를 제공하고 있는지 확인하는 것으로 업체를 선택할 수 있습니다.
또한 이 방법은 문서파쇄 업체와 폐지 수거 사업장을 구분하는데도 효과적이기 때문에 기억해 두셨다가 보안 문서파쇄 업체 선택에 활용하면 좋을 것입니다.
업체 홈페이지에 방문해서 비용이나 서비스 정보등도 확인한다면 굳이 상담 전화를 하지 않아도 알 수 있는 정보들이 많기 때문에 시간을 절약할 수도 있을 것입니다.
보안 문서파쇄 업체 선택에서 주의해야 할 5가지
여러분이 문서파쇄 서비스를 이용하기 위해서 반드시 점검해야 할 5가지 요소가 있는데요, 그것은 파쇄 증명서 발급 유무, 폐지 수거 사업장과 문서파쇄 업체의 구분, 추가 비용 책정 유무, 파쇄 과정 증빙 자료 제출, 보안 기록물 처리 시스템을 확인하는 것입니다.
이 다섯 가지 요소들을 점검한 후 보안 문서파쇄 업체 선택이 이뤄진다면 원하는 서비스는 물론 기록물 유출 위험 없이 폐기해야 할 서류나 디지털 기록물을 처리할 수 있습니다.
파쇄 증명서 발급은 기본입니다.
기록물 폐기 과정이나 종류, 업체 정보를 확인할 수 있는 파쇄 증명서는 본래 공공기록물 처리 규정에 포함된 관련 서류 중 하나 입니다.
파쇄 증명서는 일정 양식에 따라 작성되어야 합니다. 파쇄한 서류 종류, 서류의 양, 파쇄 업체, 문서 관리 담당자, 파쇄 일, 파쇄 업체 소재지 등이 기본적으로 확인되게 작성됩니다.
이와 같은 양식의 파쇄 증명서 발급이 확인되지 않았다면 업체에 재발급 요청을 할 수 있으며 발급된 파쇄 증명서는 일정 기간 보관하는 것이 혹시 모를 정보 유출 문제 발생에 대비할 수 있는 방법입니다.
폐지 수거 사업장 & 문서파쇄 업체
온라인 광고에서 서류 수거, 무료 수거 등 홍보 콘텐츠를 보셨을거에요. 그런데 이 홍보물 중 전문 문서파쇄 업체가 아닌 폐지 수거 업체가 다수 확인되고 있어요.
문서파쇄 전문 업체들은 무료 수거를 진행하지 않습니다. 기본적으로 수거 과정과 파쇄 과정에서 인건비가 지출되고, 폐지 재활용 이전 압축과 용해 과정은 재활용 폐지 수집 운반 사업장에서 진행되기 때문에 이들 수거 업체들이 수집한 서류나 문서들은 일정 기간 기록물 내용이 폐기 되지 않은채 방치됩니다.
이것은 그 과정에서 정보 유출 위험성이 있다는 것을 의미하기 때문에 보안 문서파쇄 업체 정보 폐기 시스템과는 전혀 다른 사업장이라 볼 수 있습니다.
따라서 보안 기록물 처리에는 절대 이용해서는 안되는 서비스인 것입니다.
추가 비용이 발생하는 보안 문서파쇄 업체 이용?
상담 과정에서 제시하지 않았던 추가 비용이 발생하는 경우가 최근에는 많이 사라졌지만 아직도 이런 저런 이유로 추가 비용을 요구하는 문서파쇄 사업장이 있습니다.
예를들면 엘리베이터가 없다는 이유, 문서 보관 상태가 이동을 위해 추가 조치가 필요하다는 이유, 의뢰한 물량에서 추가된 경우 등이 대표적인 추가 비용의 이유인데요, 이런 문제가 발생하지 않기 위해서는 사전 상담 과정에서 추가 견적이 절대 발생하지 않는다는 약속을 받는 게 좋습니다.
단, 현장 파쇄의 경우 1톤 분량을 의뢰했지만 실제 무게가 200kg 이상 추가하는 경우 본사에서도 kg 당 150원의 추가 비용을 제시합니다. 현장 파쇄는 인건비와 유류비가 늘어나기 때문인데요. 이런 경우 사전 상담에서 업체가 미리 이야기 하고 있습니다.
문서파쇄 과정 증빙 자료 제공 유무
현장 파쇄는 의뢰인이 있는 현장에서 서류를 파쇄하기 때문에 직접 확인할 수 있지만 입고 파쇄는 수거 후 이동이나 파쇄 과정을 확인하지 못합니다. 따라서 의뢰인에게 파쇄 과정을 영상이나 사진 등으로 확인하는 절차가 있습니다.
본사의 경우 기록물 내용을 확인할 수 있을 정도로 근접 촬영하고 모든 서류가 파쇄 완료되는 시간까지 동영상에 담아 파쇄 증명서를 이메일로 보낼 때 첨부하고 있습니다.
즉 믿을 수 있는 근거를 제시하는 것은 최근 업계 대다수 업체들이 제공하는 서비스이기 때문에 이를 확인하는 것도 문서파쇄 업체 선택에서 주의해야 할 부분입니다.
보안 문서 처리 시스템을 확인하기
어떤 분야이든 경험에서 발생한 노하우가 서비스 질을 결정합니다. 문서파쇄 서비스의 경우에도 그러한데요, 보안 유지나 사후 서비스 등 보안 서류 처리에 관해 일정한 시스템을 가지고 운영하는 곳인지 확인해야 합니다.
입고 파쇄 과정에서 문서 관리자가 직접 기록물 이동을 관리하는 것과 서류 이동 박스에 담아 기록물을 옮기는 등 기본적인 원칙을 지키는 사업장인지 반드시 확인하세요.
조금만 과정 하나 하나가 올바르게 진행되는 곳이 여러분의 소중한 보안 기록물 폐기를 안전하게 처리할 수 있는 시스템을 구축하게 됩니다. 이것은 한 순간에 만들고 흉내내는 것이 아닌 업체마다 고유한 기록물 처리 방식에서 나타납니다.
문서파쇄 업체 선택의 기본은 보안 유지 입니다.
바른 문서파쇄가 제공한 이번 컬럼에서 문서파쇄 업체 선택 기준과 서비스 이용 시 주의해야 할 몇 가지 요소들을 확인해 보았습니다. 중요한 건 비용이나 특별한 서비스 보다 기록물 보안 유지라는 것을 잊어서는 안됩니다.
서류 폐기 시 보안 유지는 결코 어려운 일은 아닙니다. 하지만 빨리 하려다 원칙을 지키지 않거나 저렴한 비용을 책정하기 위해 과정을 제외한다면 기록물 정보 보호라는 중요한 원칙을 지키지 못하는 경우가 있습니다.
현장 파쇄든 입고 파쇄든 기록물 정보 유출 방지라는 큰 원칙을 지키기 위해 최선을 다 하는 문서파쇄 사업장은 많습니다. 다만 그 외에 업체들을 골라내고 원칙을 지키는 회사를 선택하는 게 중요합니다.
기억하세요!! 보안 문서파쇄 업체 선택에서 가장 중요한 것은 여러분의 소중한 정보가 외부로 유출되지 않도록 기록물 처리 관련 법규를 준수하는 사업장인지 확인하는 것입니다.
여기까지 문서파쇄 서비스 이용을 위한 업체 선택에 관해 말씀 드렸습니다.
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